Phương pháp quản lý S.O.M

Phương pháp quản lý S.O.M là gì?

S.O.M là một phương pháp giúp con người nhìn toàn bộ quá trình quản lý như một hệ thống thống nhất. Thay vì bắt đầu bằng hàng loạt công cụ riêng lẻ, S.O.M bắt đầu từ bản chất của vấn đề: xác định rõ điều muốn đạt được, lựa chọn cách thức phù hợp, tổ chức các điều kiện thực hiện, sau đó theo dõi và điều chỉnh cho đến khi tạo ra kết quả.

Tên gọi S.O.M được hình thành từ ba giai đoạn liên tiếp: Strategy là hoạch định chiến lược; Organisation là xây dựng bộ máy tổ chức; và Managing là quản lý vận hành. Ba giai đoạn này có thể được áp dụng ở nhiều quy mô, từ một công việc cá nhân, một mối quan hệ, một đội nhóm cho đến toàn bộ doanh nghiệp.

Điểm quan trọng nhất không nằm ở ba chữ cái, mà ở cách tư duy xuyên suốt. Một kết quả không tốt hiếm khi chỉ do người thực hiện thiếu cố gắng. Có thể hướng đi đã sai, điều kiện thực hiện chưa đủ, cách phối hợp chưa hợp lý, nguồn lực được đặt sai chỗ hoặc quá trình kiểm tra và điều chỉnh diễn ra quá muộn. S.O.M giúp người quản lý nhìn lại toàn bộ hệ thống trước khi vội vàng quy lỗi cho một cá nhân hay một sự việc riêng lẻ.

Vấn đề của nhiều phương pháp quản lý hiện tại

Ngày nay, người học có thể tìm thấy rất nhiều mô hình và công cụ quản lý. Có công cụ dành cho chiến lược, công cụ dành cho mục tiêu, công cụ dành cho nhân sự, quy trình, hiệu suất, chất lượng hay động lực. Mỗi công cụ có thể hữu ích trong hoàn cảnh phù hợp, nhưng khi được tiếp nhận riêng lẻ, chúng dễ tạo ra một hệ thống chắp vá: mỗi bộ phận dùng một cách, mỗi người hiểu một kiểu và toàn bộ tổ chức thiếu một nguyên lý chung để kết nối.

Một khó khăn khác là sự khác biệt về bối cảnh. Nhiều lý thuyết phương Tây được phát triển trong những doanh nghiệp lớn, có nguồn lực mạnh, hệ thống dữ liệu đầy đủ và văn hóa đề cao tính rõ ràng. Các phương pháp Nhật Bản lại đòi hỏi mức độ kỷ luật, kiên nhẫn và tinh chỉnh liên tục rất cao. Khi áp dụng máy móc vào doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội nhóm linh hoạt hoặc đời sống cá nhân tại Việt Nam, người dùng thường thấy phương pháp quá nặng, quá cứng hoặc không thể duy trì lâu dài.

Chúng ta cũng dễ nhầm công cụ với mục đích. Một doanh nghiệp có thể xây KPI rất đẹp nhưng kết quả không tốt hơn. Một đội nhóm có thể họp và báo cáo liên tục nhưng vấn đề cốt lõi vẫn không được giải quyết. Một cá nhân có thể lập lịch kín cả ngày nhưng vẫn không tiến gần hơn đến điều mình thật sự mong muốn. Khi đó, hoạt động quản lý tồn tại trên hình thức, trong khi kết quả, thước đo quan trọng nhất, lại bị bỏ quên.

Cuối cùng là thói quen chạy theo xu hướng. Một cuốn sách, một khoá học hay một mô hình mới có thể tạo cảm hứng mạnh trong thời gian ngắn. Nhưng nếu người áp dụng chưa xác định rõ vấn đề của mình, chưa đánh giá điều kiện thực tế và chưa hiểu mô hình đó nằm ở đâu trong toàn hệ thống, phương pháp mới rất dễ bị bỏ dở để nhường chỗ cho một xu hướng tiếp theo.

S.O.M giải quyết vấn đề như thế nào?

S.O.M không cố gắng thay thế mọi kiến thức và công cụ quản lý đang có. Phương pháp tạo ra một khung chung để người dùng biết mình đang giải quyết vấn đề nào, đang ở giai đoạn nào và nên lựa chọn công cụ nào. Nhờ đó, những kỹ thuật riêng lẻ có thể được đặt vào đúng vị trí và cùng phục vụ một kết quả chung.

Ba giai đoạn tạo thành một vòng lặp. Kết quả của quá trình vận hành cung cấp thông tin mới để điều chỉnh bộ máy và xem xét lại chiến lược. Nhờ vậy, sự thay đổi không nhất thiết phải diễn ra như một cuộc tái cấu trúc đột ngột. Tổ chức hoặc cá nhân có thể cải thiện từng bước, giữ lại điều đang hoạt động tốt và thay đổi những phần không còn phù hợp.

Ứng dụng 01

S.O.M trong quản lý công việc

Trong quản lý công việc, sai lầm phổ biến nhất là bắt đầu ngay bằng một danh sách đầu việc. Chúng ta bận rộn, nhưng không chắc những việc đang làm có thực sự dẫn đến kết quả cần đạt hay không. S.O.M đảo lại trình tự đó: trước tiên xác định mục tiêu và tiêu chí của kết quả, sau đó lựa chọn cách tiếp cận, tổ chức nguồn lực rồi mới lập kế hoạch thực hiện.

Với một dự án, chữ S giúp làm rõ dự án giải quyết vấn đề gì và phương án nào đáng theo đuổi. Chữ O giúp chia dự án thành các nhóm việc, phân trách nhiệm, thiết kế quy trình phối hợp và chuẩn bị nguồn lực. Chữ M giúp thiết lập mục tiêu theo từng chặng, theo dõi số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí, tìm nguyên nhân khi có sai lệch rồi điều chỉnh.

Cách tiếp cận này phù hợp với cả công việc đơn giản lẫn hoạt động dài hạn. Một người có thể dùng S.O.M để tổ chức tuần làm việc của mình; một đội nhóm có thể dùng nó để triển khai dự án; một doanh nghiệp có thể dùng cùng logic để xây dựng và vận hành toàn bộ hệ thống. Quy mô thay đổi, nhưng nguyên lý không thay đổi.

Ứng dụng 02

S.O.M trong quản lý con người và đội ngũ

Quản lý con người thường bị thu hẹp thành giao việc, giám sát và đánh giá. Nhưng một con người không chỉ là người thực thi. Kết quả của họ chịu ảnh hưởng bởi việc họ có hiểu mục tiêu hay không, công việc có phù hợp với năng lực hay không, quyền hạn và nguồn lực có đầy đủ không, cách phối hợp có rõ ràng không và họ có nhận được hỗ trợ đúng lúc hay không.

Theo S.O.M, người quản lý bắt đầu từ mục tiêu chung và vai trò mà đội ngũ cần đảm nhận. Sau đó, họ tổ chức công việc sao cho mỗi người biết mình chịu trách nhiệm về điều gì, phối hợp với ai, được đánh giá theo tiêu chí nào và cần những điều kiện gì để hoàn thành nhiệm vụ. Khi kết quả chưa đạt, người quản lý không dừng ở việc phán xét cá nhân mà cùng đội ngũ tìm nguyên nhân trong mục tiêu, quy trình, năng lực, động lực, công cụ và môi trường thực hiện.

Điều này thay đổi bản chất mối quan hệ quản lý. Kiểm tra không còn chỉ để phát hiện sai phạm; kiểm tra còn là cách phát hiện sớm trở ngại và hỗ trợ người thực hiện. Đánh giá không nhằm tìm người để đổ lỗi; đánh giá nhằm hiểu điều gì đã tạo ra kết quả. Điều chỉnh cũng không đồng nghĩa với thay người ngay lập tức; trước đó còn có thể điều chỉnh động lực, đào tạo năng lực, bổ sung công cụ, cải thiện quy trình hoặc phân bổ lại nguồn lực.

Một đội ngũ được quản lý tốt không phải là đội ngũ không bao giờ mắc sai lầm. Đó là đội ngũ có chung hướng đi, hiểu cách phối hợp, có khả năng học từ kết quả và cùng cải thiện hệ thống sau mỗi giai đoạn.

Ứng dụng 03

S.O.M trong quản lý bản thân của một nhà quản lý

Trước khi quản lý công việc và người khác, một nhà quản lý luôn phải quản lý chính mình. Vị trí càng cao, công việc càng ít có sẵn đáp án. Người quản lý phải lựa chọn ưu tiên giữa nhiều mong muốn, ra quyết định trong điều kiện thiếu thông tin, duy trì sự tỉnh táo trước áp lực và chịu trách nhiệm về kết quả của cả hệ thống.

Ở giai đoạn Strategy, nhà quản lý cần xác định mình muốn trở thành người quản lý như thế nào, tổ chức mà mình dẫn dắt cần đi đến đâu và những giá trị nào không nên đánh đổi. Đây cũng là lúc lựa chọn con đường phát triển năng lực: cần học gì, trải nghiệm điều gì và tập trung vào đâu thay vì chạy theo mọi cơ hội xuất hiện.

Ở giai đoạn Organisation, nhà quản lý tổ chức lại nguồn lực cá nhân. Thời gian, sự chú ý, sức khỏe, kiến thức, mối quan hệ và trạng thái cảm xúc đều là những nguồn lực hữu hạn. Nếu không được tổ chức, người quản lý dễ dành cả ngày xử lý việc khẩn cấp, ôm việc của cấp dưới và không còn khoảng trống cho những quyết định quan trọng.

Ở giai đoạn Managing, người quản lý biến định hướng thành thói quen và nhịp làm việc có thể duy trì: đặt mục tiêu theo từng chặng, theo dõi kết quả, dành thời gian suy nghĩ, nhận phản hồi và điều chỉnh. Khi thất bại, thay vì chỉ tự trách hoặc đổ lỗi cho hoàn cảnh, họ học cách truy nguyên: chiến lược có sai không, nguồn lực có thiếu không, cách thực hiện có vấn đề không hay bản thân đang thiếu năng lực và động lực nào.

Vì vậy, quản lý bản thân không đơn thuần là quản lý thời gian. Đó là khả năng đưa sự nghiệp, năng lực, sức khỏe, cảm xúc và các mối quan hệ cá nhân vào một hệ thống có định hướng. Một nhà quản lý làm được điều này sẽ có nền tảng vững hơn để đưa ra quyết định, dẫn dắt con người và xây dựng một tổ chức bền vững.

Một phương pháp được phát triển từ thực tiễn Việt Nam

S.O.M kế thừa có chọn lọc những nền tảng quản lý đã được kiểm chứng: tính logic và kỹ thuật của phương Tây, tinh thần tinh gọn và cải tiến liên tục của Nhật Bản, cùng sự linh hoạt và khả năng nhìn nhận con người trong tư duy phương Đông. Nhưng phương pháp không ghép các lý thuyết một cách cơ học. Những nguyên lý được đặt lại trong một cấu trúc chung để phù hợp hơn với điều kiện văn hóa, nguồn lực và cách vận hành tại Việt Nam.

Mục tiêu của S.O.M là đạt được sự cân bằng giữa ba phẩm chất: đủ hệ thống để công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào cảm tính; đủ linh hoạt để thích ứng với con người và hoàn cảnh; đủ tinh gọn để một cá nhân, một đội nhóm hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể hiểu và từng bước ứng dụng.

Phương pháp không hứa hẹn một công thức duy nhất cho mọi vấn đề. Giá trị của nó nằm ở việc cung cấp một logic chung để người dùng hiểu vấn đề của mình, lựa chọn công cụ phù hợp và liên tục kiểm chứng bằng kết quả thực tế.