Mục tiêu cao, thời hạn gấp, nhân sự có vấn đề, khách hàng thay đổi yêu cầu hay những tình huống bất ngờ đều có thể khiến nhà quản lý rơi vào trạng thái căng thẳng. Nhưng vấn đề không nằm ở việc nhà quản lý có áp lực hay không, mà nằm ở việc họ xử lý áp lực như thế nào. Khi áp lực tăng cao, một nhà quản lý vẫn cần đủ tỉnh táo để nhìn nhận vấn đề, đưa ra quyết định và dẫn dắt đội ngũ. Vì vậy, Quản lý áp lực là một năng lực quan trọng giúp nhà quản lý duy trì hiệu quả công việc ngay cả trong những giai đoạn khó khăn. 

Quản lý áp lực là gì?

Quản lý áp lực (Stress Management) là năng lực nhận diện những nguồn gây áp lực, đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng và chủ động lựa chọn cách ứng phó phù hợp để duy trì khả năng suy nghĩ, ra quyết định và thực hiện công việc hiệu quả. 

Cách hiểu này được hình thành từ quá trình phát triển của các nghiên cứu về stress. Từ những nghiên cứu của nhà sinh lý học Hans Selye, stress được xem là phản ứng của cơ thể trước những yêu cầu hoặc tác nhân gây căng thẳng. Tuy nhiên, cách tiếp cận của Richard Lazarus và Susan Folkman sau đó cho thấy stress không chỉ phụ thuộc vào bản thân sự việc mà còn phụ thuộc vào cách một người đánh giá tình huống và đánh giá nguồn lực mà mình có để đối phó với tình huống đó. Trong mô hình Stress, Appraisal, and Coping năm 1984, Lazarus và Folkman cho rằng con người trước hết đánh giá một sự kiện có phải là mối đe dọa hay không, sau đó đánh giá mình có đủ khả năng và nguồn lực để xử lý hay không. Chính cách đánh giá và ứng phó này ảnh hưởng đến mức độ stress mà một người trải nghiệm.

Từ góc nhìn đó, quản lý áp lực không đơn giản là cố gắng chịu đựng hoặc loại bỏ stress. Nhà quản lý cần nhận ra điều gì đang tạo áp lực, hiểu vấn đề nằm ở đâu, đánh giá nguồn lực hiện có và lựa chọn cách xử lý phù hợp. Ví dụ, khi một dự án có nguy cơ trễ tiến độ, nhà quản lý có thể ngay lập tức cảm thấy quá tải và yêu cầu nhân viên làm thêm giờ. Nhưng nếu bình tĩnh đánh giá tình hình, họ có thể nhận ra nguyên nhân thực sự nằm ở việc phân công chưa hợp lý, một nhân sự chủ chốt đang quá tải hoặc một số công việc không thực sự cần ưu tiên. Khi đó, giải pháp có thể là phân bổ lại công việc, bổ sung nguồn lực hoặc điều chỉnh kế hoạch thay vì đơn giản là làm việc nhiều hơn. Như vậy, năng lực Quản lý áp lực thể hiện ở khả năng biến phản ứng trước áp lực thành một quá trình nhận diện, đánh giá và hành động có chủ đích.

Điều này cũng cho thấy Quản lý áp lực khác với “chịu áp lực tốt”. Một người có thể chịu được khối lượng công việc rất lớn trong một thời gian, nhưng nếu không biết nhận diện nguyên nhân và điều chỉnh cách làm việc, họ vẫn có thể rơi vào quá tải. Với nhà quản lý, yêu cầu còn cao hơn bởi họ không chỉ quản lý áp lực của bản thân mà còn phải hạn chế việc áp lực cá nhân lan sang đội ngũ.

Tại sao nhà quản lý cần có năng lực Quản lý áp lực?

Áp lực là một phần tự nhiên của công việc quản lý, nhưng cách nhà quản lý phản ứng trước áp lực sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc và đội ngũ. Khi công việc thuận lợi, nhiều năng lực quản lý có thể được phát huy khá dễ dàng. Nhưng khi mục tiêu không đạt, nguồn lực thiếu, thời gian bị rút ngắn hoặc một vấn đề nghiêm trọng xảy ra, năng lực thực sự của nhà quản lý mới được thể hiện rõ. Quản lý áp lực vì thế không chỉ giúp nhà quản lý cảm thấy tốt hơn mà còn giúp họ giải quyết những bài toán quan trọng trong công việc.

Giúp nhà quản lý duy trì khả năng ra quyết định

Ra quyết định là một trong những công việc cốt lõi của nhà quản lý. Tuy nhiên, áp lực cao dễ khiến con người phản ứng nhanh theo cảm xúc, nhìn vấn đề trong phạm vi hẹp hoặc chỉ tập trung vào việc giải quyết tình huống trước mắt.

Chẳng hạn, khi doanh số giảm mạnh, một nhà quản lý đang chịu áp lực có thể ngay lập tức yêu cầu đội ngũ tăng số lượng cuộc gọi hoặc chạy thêm quảng cáo mà chưa tìm hiểu nguyên nhân. Nếu nguyên nhân thực sự nằm ở sản phẩm, giá bán hoặc chất lượng khách hàng đầu vào thì những hành động này chỉ làm đội ngũ bận rộn hơn mà không giải quyết được vấn đề.

Quản lý áp lực giúp nhà quản lý tạo ra khoảng cách giữa “vấn đề đang xảy ra” và “phản ứng của mình trước vấn đề”. Nhờ đó, họ có thể bình tĩnh phân tích nguyên nhân, xem xét các phương án và đưa ra quyết định phù hợp hơn thay vì hành động chỉ để nhanh chóng thoát khỏi cảm giác áp lực.

Giúp duy trì hiệu suất khi công việc trở nên khó khăn

Không phải lúc nào công việc cũng diễn ra đúng kế hoạch. Nhà quản lý có thể phải xử lý nhiều vấn đề cùng lúc, đặc biệt trong những giai đoạn doanh nghiệp thay đổi chiến lược, thiếu nhân sự, doanh thu giảm hoặc xuất hiện sự cố lớn.

Nếu không biết quản lý áp lực, nhà quản lý rất dễ rơi vào trạng thái việc gì cũng quan trọng, việc gì cũng khẩn cấp. Họ liên tục chuyển từ vấn đề này sang vấn đề khác, tự mình xử lý những việc lẽ ra có thể giao cho nhân viên và cuối cùng không còn đủ thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Ngược lại, người có năng lực Quản lý áp lực sẽ biết dừng lại để xác định đâu là vấn đề cần giải quyết trước, đâu là việc có thể chờ, việc nào có thể giao và nguồn lực nào cần bổ sung. Nhờ đó, họ không chỉ giảm áp lực cho bản thân mà còn duy trì được hiệu suất của cả đội ngũ.

Giúp nhà quản lý giữ được sự ổn định cho đội ngũ

Nhà quản lý không làm việc trong một môi trường tách biệt. Trạng thái của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên làm việc.

Khi chịu áp lực nhưng không kiểm soát được bản thân, nhà quản lý dễ trở nên nóng nảy, thiếu kiên nhẫn, kiểm soát quá mức hoặc liên tục thúc ép nhân viên. Khi đó, áp lực từ công việc nhanh chóng trở thành áp lực của cả đội ngũ. Nhân viên có thể ngại báo cáo vấn đề, hạn chế đưa ra ý kiến hoặc chỉ cố gắng hoàn thành yêu cầu trước mắt để tránh bị trách mắng.

Ngược lại, nhà quản lý biết quản lý áp lực sẽ tạo ra cảm giác ổn định hơn. Họ có thể thừa nhận rằng tình hình đang khó khăn nhưng vẫn tập trung vào việc cần làm: xác định vấn đề, phân chia công việc, huy động nguồn lực và cùng đội ngũ tìm giải pháp. Nhà quản lý lúc này trở thành điểm tựa để đội ngũ xử lý áp lực, thay vì trở thành một nguồn tạo thêm áp lực.

Giúp nhà quản lý chủ động xử lý nguồn gây áp lực

Một hiểu lầm phổ biến là quản lý áp lực đồng nghĩa với việc học cách “chịu được nhiều hơn”. Thực tế, một nhà quản lý có năng lực cần biết phân biệt áp lực đến từ bản thân mình và áp lực đến từ cách công việc đang được tổ chức.

Nếu nhà quản lý liên tục phải làm việc ngoài giờ vì một nhân viên luôn quá tải, vấn đề có thể nằm ở phân công công việc. Nếu mọi quyết định đều phải chờ một người phê duyệt, vấn đề có thể nằm ở cơ cấu quyền hạn. Nếu đội ngũ liên tục phải chạy theo những yêu cầu khẩn cấp, vấn đề có thể nằm ở cách lập kế hoạch và ưu tiên công việc.

Vì vậy, quản lý áp lực không chỉ là điều chỉnh bản thân mà còn là khả năng nhận diện và xử lý những nguyên nhân đang tạo ra áp lực không cần thiết trong công việc. Đây mới là cách tiếp cận bền vững.

Là nền tảng để các năng lực quản lý khác được phát huy

Quản lý áp lực có mối quan hệ chặt chẽ với các năng lực quản lý khác. Khi hoạch định chiến lược, nhà quản lý cần đủ bình tĩnh để đưa ra lựa chọn trong điều kiện bất định và chịu nhiều sức ép. Khi xây dựng bộ máy, họ cần nhận diện những điểm đang tạo ra áp lực không cần thiết như vai trò chồng chéo, trách nhiệm không rõ ràng hoặc thiếu nguồn lực. Trong quản lý vận hành, việc lập kế hoạch, xác định ưu tiên, giao việc và kiểm soát tiến độ giúp hạn chế tình trạng quá tải.

Đặc biệt, Quản lý áp lực có mối quan hệ chặt với năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định. Khi áp lực khiến nhà quản lý chỉ muốn giải quyết vấn đề thật nhanh, họ dễ bỏ qua bước tìm nguyên nhân. Khi kiểm soát được áp lực, họ có thể quay trở lại quy trình quản lý công việc: xác định vấn đề, tìm nguyên nhân, nghiên cứu giải pháp, lựa chọn phương án và tổ chức thực hiện.

Vì vậy, Quản lý áp lực không phải một năng lực đứng riêng mà giúp nhà quản lý duy trì khả năng sử dụng các năng lực khác khi hoàn cảnh trở nên khó khăn.

Hậu quả nếu nhà quản lý không có năng lực Quản lý áp lực

Khi không có năng lực Quản lý áp lực, nhà quản lý rất dễ rơi vào trạng thái liên tục phản ứng với vấn đề thay vì chủ động quản lý công việc. Khi có sự cố, họ vội vàng tìm cách xử lý; khi nhân viên mắc lỗi, họ dễ nổi nóng; khi công việc quá tải, họ tự mình ôm thêm việc. Lâu dần, nhà quản lý trở nên bận rộn hơn nhưng khả năng kiểm soát công việc lại giảm xuống.

Một hậu quả khác là chất lượng ra quyết định suy giảm. Áp lực cao có thể khiến nhà quản lý chỉ tập trung vào những vấn đề trước mắt và ưu tiên việc tạo ra kết quả nhanh, thay vì cân nhắc tác động dài hạn. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi những quyết định đó liên quan đến nhân sự, tài chính, khách hàng hoặc định hướng của đội ngũ.

Áp lực không được kiểm soát cũng dễ lan truyền sang nhân viên. Một nhà quản lý thường xuyên mất bình tĩnh có thể tạo ra môi trường mà nhân viên luôn cảm thấy phải làm việc trong trạng thái khẩn cấp. Khi đó, nhân viên có xu hướng che giấu vấn đề, ngại đưa ra ý kiến hoặc chỉ làm đúng yêu cầu thay vì chủ động tìm giải pháp. Hiệu suất của đội ngũ giảm xuống và lại tạo thêm áp lực cho nhà quản lý.

Nếu tình trạng này kéo dài, stress có thể ảnh hưởng đến sức khỏe, khả năng tập trung và hiệu quả làm việc. NIOSH cũng cho rằng stress trong công việc không nên chỉ được giải quyết bằng cách yêu cầu cá nhân thích nghi tốt hơn, mà cần xem xét cả những điều kiện trong công việc tạo ra stress. Vì vậy, nếu một nhà quản lý liên tục quá tải, giải pháp không phải lúc nào cũng là “cố gắng chịu đựng thêm”, mà có thể cần thay đổi cách phân công, mục tiêu, nguồn lực, quy trình hoặc cơ cấu công việc.

Kết luận

Quản lý áp lực là khả năng giữ được sự tỉnh táo và hiệu quả khi công việc trở nên căng thẳng. Nhà quản lý giỏi không phải là người không bao giờ chịu áp lực, mà là người biết nhận diện áp lực đến từ đâu, đánh giá vấn đề một cách tỉnh táo, kiểm soát phản ứng của bản thân và lựa chọn cách xử lý phù hợp.

Quan trọng hơn, nhà quản lý chuyên nghiệp không chỉ biết quản lý phản ứng của chính mình trước áp lực, mà còn biết tìm và xử lý những nguyên nhân đang tạo ra áp lực cho cả đội ngũ. Bởi vậy, nâng cao năng lực Quản lý áp lực không phải để nhà quản lý có thể “chịu đựng” nhiều hơn, mà để họ vẫn có thể suy nghĩ, ra quyết định và dẫn dắt đội ngũ hiệu quả khi đứng trước những tình huống khó khăn nhất.

 

Ghi chú: Khái niệm Stress được nghiên cứu và phát triển qua nhiều giai đoạn, trong đó Hans Selye là người có đóng góp nền tảng khi đưa stress vào nghiên cứu sinh lý học từ những năm 1930. Sau đó, Richard Lazarus và Susan Folkman mở rộng cách tiếp cận sang khía cạnh tâm lý, nhấn mạnh vai trò của cách cá nhân đánh giá tình huống và khả năng ứng phó với áp lực. Nghiên cứu của Lazarus và Folkman trong Stress, Appraisal, and Coping (1984) trở thành một trong những nền tảng quan trọng cho cách hiểu hiện đại về stress và coping.