Trong một doanh nghiệp, để có một đội ngũ làm việc hiệu quả, chỉ tuyển được người giỏi là chưa đủ. Doanh nghiệp còn phải biết tổ chức nhân sự, quản lý chính sách, đào tạo, xây dựng môi trường làm việc và tạo ra một văn hóa phù hợp. Đằng sau những công việc đó cần có một người đứng ra tổ chức và chịu trách nhiệm chung. 

Đó là Trưởng phòng Nhân sự. Đây là vị trí quản lý có phạm vi công việc rộng, làm việc với gần như toàn bộ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm xây dựng một hệ thống nhân sự đủ tốt để doanh nghiệp có đúng người, đúng năng lực và có môi trường phù hợp để làm việc. Với những người đang chuẩn bị trở thành quản lý, hiểu đúng vị trí này cũng giúp nhìn rõ một điều: làm Nhân sự giỏi và quản lý một Phòng Nhân sự giỏi là hai yêu cầu hoàn toàn khác nhau.

Trưởng phòng Nhân sự là ai?

Hiểu đơn giản, Trưởng phòng Nhân sự là người đứng đầu Phòng Nhân sự, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự và con người trong doanh nghiệp.

Nếu một chuyên viên Tuyển dụng tập trung vào tìm kiếm và tuyển chọn ứng viên, một chuyên viên Hành chính Nhân sự phụ trách hồ sơ, chấm công, tính lương, thưởng hay một nhân sự Đào tạo tổ chức các chương trình đào tạo, thì Trưởng phòng Nhân sự là người quản lý những bộ phận đang thực hiện các công việc đó.

Trưởng phòng phải nhìn được bức tranh lớn hơn:

  • Doanh nghiệp đang cần bao nhiêu nhân sự?
  • Những vị trí nào cần tuyển?
  • Chất lượng tuyển dụng có tốt không?
  • Nhân viên có được đào tạo đúng nhu cầu không?
  • Chính sách lương, thưởng có phù hợp không?
  • Công tác hành chính có đang vận hành ổn định không?
  • Văn hóa doanh nghiệp đang được xây dựng như thế nào?
  • Các bộ phận trong Phòng Nhân sự có đang làm việc hiệu quả không?

Trong cơ cấu doanh nghiệp, Trưởng phòng Nhân sự báo cáo trực tiếp cho CEO. Điều này xuất phát từ một thực tế: những vấn đề về con người có liên quan trực tiếp đến mục tiêu và kết quả của toàn doanh nghiệp. Ví dụ, khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, CEO không chỉ cần một kế hoạch về thị trường hay doanh thu. Doanh nghiệp còn cần thêm người, thêm năng lực và có thể phải thay đổi cách tổ chức đội ngũ. Trưởng phòng Nhân sự phải giúp CEO trả lời những câu hỏi đó.

Trưởng phòng Nhân sự trực tiếp quản lý các bộ phận:

  • Bộ phận Tuyển dụng
  • Bộ phận Hành chính Nhân sự
  • Bộ phận Hành chính Văn phòng
  • Bộ phận Đào tạo
  • Bộ phận Xây dựng Văn hóa

Đây là điểm rất quan trọng để phân biệt vai trò của Trưởng phòng với nhân viên chuyên môn. Trưởng phòng Nhân sự không trực tiếp làm tất cả các công việc trên. Họ phải xây dựng bộ máy, phân công công việc, đặt mục tiêu, kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả của các bộ phận trực thuộc.

Trách nhiệm của Trưởng phòng Nhân sự

Phạm vi công việc của Trưởng phòng Nhân sự khá rộng. Tuy nhiên, có thể hiểu qua những trách nhiệm chính sau.

Hoạch định nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp

Trưởng phòng Nhân sự phải biết doanh nghiệp đang muốn phát triển theo hướng nào để chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp. Ví dụ, doanh nghiệp muốn mở thêm một thị trường mới. Phòng Nhân sự cần biết:

  • Cần thêm bao nhiêu người?
  • Cần những vị trí nào?
  • Những vị trí đó cần năng lực gì?
  • Khi nào cần có người?
  • Có thể phát triển người hiện tại hay phải tuyển mới?
  • Chi phí nhân sự có phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp không?

Đây là công việc hoạch định nguồn nhân lực. Trưởng phòng Nhân sự không nên chỉ chờ các phòng ban báo “thiếu người” rồi mới tuyển. Họ cần chủ động nhìn trước nhu cầu về con người của doanh nghiệp.

Quản lý hoạt động Tuyển dụng

Trưởng phòng Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý Bộ phận Tuyển dụng, bảo đảm doanh nghiệp có khả năng tìm kiếm và tuyển được những người phù hợp. Công việc của Trưởng phòng không phải là tự mình đăng tin, lọc CV hay phỏng vấn từng ứng viên. Thay vào đó, họ phải xây dựng cách làm để Bộ phận Tuyển dụng hoạt động hiệu quả:

  • Có quy trình tuyển dụng rõ ràng.
  • Có tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể.
  • Phối hợp tốt với các phòng ban cần tuyển người.
  • Theo dõi thời gian và chi phí tuyển dụng.
  • Kiểm soát chất lượng nhân sự sau tuyển dụng.

Ví dụ, nếu một phòng ban liên tục tuyển được người nhưng nhân viên mới chỉ làm vài tháng đã nghỉ, Trưởng phòng Nhân sự phải tìm hiểu nguyên nhân nằm ở đâu: tuyển sai người, mô tả công việc chưa rõ, quá trình tiếp nhận chưa tốt hay vấn đề nằm ở cách quản lý?

Trưởng phòng không chỉ chịu trách nhiệm “tuyển đủ người”, mà phải chịu trách nhiệm về hiệu quả của cả hoạt động tuyển dụng.

Quản lý Hành chính Nhân sự

Hành chính Nhân sự là một bộ phận rất quan trọng trong Phòng Nhân sự vì trực tiếp quản lý nhiều công việc gắn với quá trình làm việc và quyền lợi của nhân viên. Các công việc có thể bao gồm:

  • Quản lý hồ sơ và thông tin nhân viên
  • Theo dõi chấm công, ngày nghỉ, nghỉ phép
  • Tính lương, thưởng và các khoản liên quan
  • Quản lý hợp đồng lao động
  • Thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động
  • Thực hiện thủ tục khi nhân viên gia nhập hoặc nghỉ việc
  • Theo dõi quá trình làm việc của nhân viên
  • Giải quyết các vấn đề hành chính phát sinh liên quan đến nhân sự

Trưởng phòng Nhân sự không trực tiếp ngồi chấm công hay tính lương cho từng nhân viên. Thay vào đó, họ phải bảo đảm quy trình được thiết kế rõ ràng, dữ liệu chính xác, người phụ trách đúng và các công việc được thực hiện đúng thời hạn.

Đặc biệt, những công việc như chấm công, tính lương và thưởng đòi hỏi độ chính xác rất cao. Một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên và sự tin tưởng đối với doanh nghiệp.

Quản lý Hành chính Văn phòng

Bên cạnh các vấn đề về nhân sự, doanh nghiệp cũng cần một môi trường làm việc được tổ chức và vận hành ổn định. Đây là phạm vi của Bộ phận Hành chính Văn phòng. Bộ phận này có thể phụ trách những công việc như quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, môi trường làm việc và các hoạt động hành chính cần thiết cho văn phòng.

Trưởng phòng Nhân sự phải bảo đảm những hoạt động này được tổ chức hợp lý, có người phụ trách và có quy trình rõ ràng. Mục tiêu là để nhân viên và các phòng ban có đủ điều kiện cần thiết để tập trung vào công việc chuyên môn, thay vì liên tục phải xử lý những vấn đề hành chính phát sinh.

Quản lý hoạt động Đào tạo

Tuyển được người mới không có nghĩa là doanh nghiệp đã có một đội ngũ đủ năng lực. Nhân viên cần được hướng dẫn khi mới vào, được đào tạo khi công việc thay đổi và được phát triển khi doanh nghiệp có những yêu cầu mới.

Trưởng phòng Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý Bộ phận Đào tạo, từ việc xác định nhu cầu đến tổ chức và đánh giá hoạt động đào tạo. Điều quan trọng là đào tạo phải giải quyết được một vấn đề thực tế.

Ví dụ, nếu các trưởng nhóm mới được bổ nhiệm nhưng chưa biết giao việc, kiểm tra và đánh giá nhân viên, Phòng Nhân sự cần xác định đúng khoảng cách năng lực đó để có chương trình phù hợp.

Vì vậy, Trưởng phòng Nhân sự phải trả lời được: Đội ngũ đang thiếu năng lực gì và doanh nghiệp cần họ phát triển như thế nào?. Thay vì đơn giản là: Năm nay phải tổ chức bao nhiêu khóa đào tạo?

Quản lý hoạt động Xây dựng Văn hóa

Văn hóa doanh nghiệp không chỉ nằm trong những khẩu hiệu hay các hoạt động tập thể. Văn hóa thể hiện trong cách mọi người làm việc mỗi ngày:

  • Nhân viên có chủ động không?
  • Mọi người có chịu trách nhiệm với công việc không?
  • Quản lý đối xử với đội ngũ như thế nào?
  • Thành tích được ghi nhận ra sao?
  • Những hành vi nào được khuyến khích?
  • Những hành vi nào không được chấp nhận?

Trưởng phòng Nhân sự quản lý Bộ phận Xây dựng Văn hóa để những giá trị mà doanh nghiệp mong muốn dần trở thành cách mọi người làm việc và ứng xử. McKinsey cũng xem văn hóa và khả năng thích ứng của tổ chức là một phần ngày càng quan trọng trong vai trò của HR.

Quản lý và phát triển đội ngũ phòng Nhân sự

Đây là trách nhiệm thể hiện rõ nhất vai trò Trưởng phòng. Trưởng phòng Nhân sự quản lý 5 bộ phận và phải bảo đảm toàn bộ đội ngũ hoạt động như một hệ thống. Họ phải:

  • Phân công công việc.
  • Đặt mục tiêu.
  • Theo dõi tiến độ.
  • Kiểm tra kết quả.
  • Xử lý vấn đề.
  • Phối hợp giữa các bộ phận.
  • Đánh giá và phát triển nhân viên.

Nếu hoạt động tuyển dụng không đạt mục tiêu, Trưởng phòng không thể chỉ nói: “Bộ phận Tuyển dụng làm chưa tốt.” Họ phải tìm hiểu tại sao: mục tiêu có vấn đề? Quy trình chưa phù hợp? Nhân sự của bộ phận chưa đủ năng lực? Cách phối hợp với các phòng ban khác chưa tốt? Đó chính là tư duy của người quản lý.

Vì sao Trưởng phòng Nhân sự là vị trí đáng cân nhắc?

Thứ nhất, đây là vị trí có ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp

Phòng Nhân sự làm việc với tất cả các phòng ban. Từ tuyển dụng, đào tạo, chính sách đến văn hóa, rất nhiều hoạt động của Phòng Nhân sự đều ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp vận hành. Vì vậy, Trưởng phòng Nhân sự có cơ hội hiểu doanh nghiệp từ một góc nhìn rất rộng.

Thứ hai, đây là vị trí kết nối con người với mục tiêu doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể có chiến lược tốt nhưng nếu không có đội ngũ phù hợp thì chiến lược vẫn khó được thực hiện. Trưởng phòng Nhân sự có vai trò giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Chúng ta cần đội ngũ như thế nào để đạt được mục tiêu?” Đây cũng là lý do vai trò HR hiện đại ngày càng được kỳ vọng tham gia sâu hơn vào các vấn đề về tổ chức, năng lực và hiệu quả kinh doanh.

Thứ ba, đây là vị trí giúp phát triển năng lực quản lý toàn diện

Trưởng phòng Nhân sự phải quản lý nhiều bộ phận, làm việc với CEO, phối hợp với các Trưởng phòng khác và giải quyết những vấn đề phức tạp liên quan đến con người. Đây là môi trường đòi hỏi người quản lý phải phát triển cả khả năng hoạch định, xây dựng bộ máy, quản lý vận hành và làm việc với con người.

Những áp lực khi ở vị trí Trưởng phòng Nhân sự?

Đây là một vị trí có nhiều áp lực vì Trưởng phòng Nhân sự thường phải đứng giữa yêu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của người lao động.

Áp lực từ việc phải cân bằng nhiều phía

CEO muốn doanh nghiệp hiệu quả. Các Trưởng phòng muốn tuyển được người nhanh. Nhân viên quan tâm đến lương, thưởng, môi trường và cơ hội phát triển. Phòng Nhân sự phải tìm được phương án phù hợp với cả doanh nghiệp và đội ngũ. Không phải yêu cầu nào cũng có thể đáp ứng cùng lúc. Vì vậy, Trưởng phòng phải biết ưu tiên, phân tích và ra quyết định.

Áp lực từ những vấn đề liên quan trực tiếp đến con người

Nhân viên nghỉ việc, mâu thuẫn trong đội ngũ, hiệu suất thấp, quản lý yếu, tuyển sai người hay thiếu động lực làm việc đều có thể trở thành vấn đề mà Trưởng phòng Nhân sự phải xử lý. Đây là những vấn đề không phải lúc nào cũng có một đáp án rõ ràng. Người Trưởng phòng phải biết lắng nghe nhưng không được chỉ giải quyết theo cảm tính; phải biết bảo vệ nhân viên nhưng đồng thời phải bảo vệ lợi ích chung của doanh nghiệp.

Áp lực từ việc phải quản lý chính đội ngũ của mình

Một người có thể rất giỏi nghiệp vụ HR nhưng chưa chắc đã quản lý tốt một Phòng Nhân sự. Khi trở thành Trưởng phòng, họ phải quản lý 5 bộ phận với những công việc rất khác nhau. Nếu vẫn giữ thói quen tự mình làm mọi việc, họ sẽ nhanh chóng quá tải. Vì vậy, áp lực lớn nhất đôi khi không nằm ở số lượng công việc, mà nằm ở việc học cách chuyển từ người thực hiện sang người quản lý.

Kết luận

Trưởng phòng Nhân sự là người đứng đầu Phòng Nhân sự và chịu trách nhiệm về một hệ thống rất rộng: Tuyển dụng, Hành chính Nhân sự, Hành chính Văn phòng, Đào tạo và Xây dựng Văn hóa. Họ không nhất thiết phải trực tiếp làm tất cả những công việc đó. Điều họ phải làm là xây dựng được một bộ máy có khả năng làm tốt những công việc đó. Đây chính là sự thay đổi lớn nhất khi một người từ chuyên viên bước lên vị trí quản lý.

Nếu trước đây bạn được đánh giá bởi việc bản thân làm chuyên môn tốt đến đâu, thì khi trở thành Trưởng phòng, bạn được đánh giá bởi: Đội ngũ của bạn làm việc như thế nào? Bộ máy của bạn vận hành ra sao? Và phòng của bạn tạo ra kết quả gì cho doanh nghiệp? Vì vậy, nếu muốn trở thành một Trưởng phòng Nhân sự giỏi, chỉ nâng cấp kiến thức chuyên môn HR là chưa đủ, bạn cần chủ động rèn luyện bộ năng lực chuẩn của một nhà quản lý.