Một người có thể rất giỏi chuyên môn nhưng chưa chắc đã trở thành một nhà quản lý giỏi. Khi bước vào vai trò quản lý, họ không còn chỉ chịu trách nhiệm cho công việc của mình mà phải chịu trách nhiệm về kết quả của người khác, đưa ra quyết định, giải quyết những vấn đề phức tạp và dẫn dắt đội ngũ cùng hướng tới mục tiêu.

Vì vậy, để hiểu một người có phù hợp với vai trò quản lý hay không, chỉ nhìn vào kiến thức và kỹ năng là chưa đủ. Cần nhìn sâu hơn vào những đặc điểm bên trong tạo nên cách người đó suy nghĩ, phản ứng và hành động. Đây chính là phạm vi mà các nghiên cứu về tố chất lãnh đạo – Trait Approach to Leadership tập trung tìm hiểu.

Tố chất của người quản lý là gì?

Tố chất là những đặc điểm tương đối ổn định của một người, tạo nên khuynh hướng nhất định trong cách họ suy nghĩ, cảm nhận và hành động. Nói đơn giản, tố chất phản ánh một người có xu hướng trở thành người như thế nào, chứ không chỉ là họ đã học được gì hay làm được gì.

Nghiên cứu về tố chất lãnh đạo đã được thực hiện từ rất sớm. Một trong những nghiên cứu kinh điển là Ralph M. Stogdill (1948), “Personal Factors Associated with Leadership: A Survey of the Literature”, tổng hợp kết quả từ nhiều nghiên cứu trước đó và cho thấy những người giữ vai trò lãnh đạo thường có một số đặc điểm nổi bật hơn các thành viên khác trong nhóm, như trí tuệ, sự tự tin, tính chủ động, tính kiên trì, khả năng tham gia xã hội và sự đáng tin cậy. Đồng thời, Stogdill cũng chỉ ra một điểm rất quan trọng: không có một tập hợp tố chất nào tự động tạo nên một nhà lãnh đạo trong mọi hoàn cảnh; tố chất cần được xem xét cùng với yêu cầu của tình huống.

Các nghiên cứu sau đó tiếp tục phát triển cách tiếp cận này. Kirkpatrick và Locke (1991) xác định những đặc điểm nổi bật của nhà lãnh đạo gồm động lực phấn đấu, động lực lãnh đạo, chính trực, tự tin, năng lực nhận thức và kiến thức về công việc.

Đến nay, cách tiếp cận tố chất không còn được hiểu theo quan niệm đơn giản rằng “nhà lãnh đạo là người sinh ra đã có tố chất”. Các nghiên cứu hiện đại xem tố chất như những đặc điểm cá nhân tạo nền tảng cho khả năng lãnh đạo, nhưng khả năng lãnh đạo thực tế còn phụ thuộc vào năng lực, hành vi, kinh nghiệm và hoàn cảnh.

Vì vậy, cần phân biệt rõ tố chất và năng lực. Tự tin là tố chất; nhưng biết cách ra quyết định là năng lực. Tính kiên trì là tố chất; nhưng biết cách lập kế hoạch để theo đuổi mục tiêu là năng lực. Mong muốn dẫn dắt người khác là tố chất; nhưng biết cách giao việc, phát triển và tạo động lực cho đội ngũ là năng lực.

Có thể hiểu ngắn gọn: tố chất là nền tảng bên trong; năng lực là khả năng được phát triển trên nền tảng đó; còn hành vi và kết quả là những gì được thể hiện ra bên ngoài.

Dựa trên nền tảng của các nghiên cứu về Trait Approach, đặc biệt là những đặc điểm được xác định xuyên suốt trong các nghiên cứu của Stogdill, Kirkpatrick & Locke và được hệ thống hóa trong các tài liệu nghiên cứu về lãnh đạo, có thể tập trung vào 5 tố chất điển hình của Nhà quản lý: Trí tuệ, Tự tin, Quyết tâm, Chính trực và Khả năng hòa nhập xã hội. Northouse cũng sử dụng năm nhóm này như những tố chất lãnh đạo trung tâm trong cách tiếp cận Trait Approach.

5 tố chất điển hình của Nhà quản lý

Trí tuệ – Intelligence

Trí tuệ ở đây không nên hiểu đơn giản là một người có điểm số cao hay “thông minh hơn người khác”. Trong cách tiếp cận tố chất lãnh đạo, trí tuệ liên quan đến khả năng suy luận, hiểu vấn đề, xử lý thông tin và đưa ra phán đoán phù hợp. Các nghiên cứu về lãnh đạo từ Stogdill đến những nghiên cứu sau này đều cho thấy trí tuệ có mối liên hệ với khả năng lãnh đạo.

Đối với Nhà quản lý, tố chất này đặc biệt quan trọng bởi công việc quản lý thường không có sẵn một đáp án đúng. Người quản lý phải tiếp nhận nhiều thông tin khác nhau, nhìn ra vấn đề phía sau những biểu hiện bề mặt và hiểu được mối liên hệ giữa các yếu tố trước khi quyết định.

Một người có tố chất này thường không chỉ hỏi “Chuyện gì đang xảy ra?”, mà còn có xu hướng muốn hiểu “Tại sao nó xảy ra?”, “Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?” và “Nếu thay đổi một yếu tố thì những yếu tố khác sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?”

Trí tuệ thể hiện qua:

  • Khả năng nắm bắt vấn đề nhanh.
  • Khả năng suy luận và phán đoán.
  • Có thể xử lý nhiều thông tin cùng lúc.
  • Nhìn thấy mối quan hệ giữa các yếu tố.
  • Có khả năng hiểu những vấn đề phức tạp.
  • Biết xem xét vấn đề từ nhiều góc độ.

Điều quan trọng là trí tuệ không thay thế cho năng lực quản lý. Một người có khả năng nhận thức tốt vẫn phải học cách hoạch định, ra quyết định, giao việc và quản lý con người. Tố chất tạo ra tiềm năng; năng lực biến tiềm năng đó thành khả năng thực tế.

Tự tin – Self-confidence

Tự tin là niềm tin của một người vào khả năng, phán đoán và giá trị của chính mình. Trong nghiên cứu về tố chất lãnh đạo, self-confidence thường được xem là một đặc điểm quan trọng bởi người lãnh đạo phải có khả năng hành động và đưa ra quyết định ngay cả khi tình huống không hoàn toàn chắc chắn.

Quản lý đồng nghĩa với việc thường xuyên phải đưa ra những lựa chọn có ảnh hưởng đến người khác. Nếu một người luôn nghi ngờ phán đoán của mình, sợ chịu trách nhiệm hoặc dễ thay đổi chỉ vì áp lực từ bên ngoài, họ sẽ khó tạo ra sự ổn định cần thiết cho đội ngũ.

Tuy nhiên, tự tin không phải là luôn cho rằng mình đúng. Một người tự tin thực sự có thể thừa nhận mình chưa biết, lắng nghe người khác và thay đổi quyết định khi có thông tin tốt hơn. Tự tin nằm ở việc tin rằng mình có khả năng đối diện và xử lý vấn đề, chứ không phải tin rằng mình không thể sai.

Tự tin thể hiện qua:

  • Tin vào khả năng và phán đoán của bản thân.
  • Dám đưa ra quyết định.
  • Không dễ dao động trước áp lực.
  • Sẵn sàng chịu trách nhiệm với lựa chọn của mình.
  • Có thể thừa nhận giới hạn của bản thân.
  • Không ngại thay đổi khi nhận ra mình chưa đúng.

Đây cũng là lý do tự tin rất khác với kiêu ngạo. Kiêu ngạo khiến một người bảo vệ quan điểm của mình bằng mọi giá; tự tin cho phép một người bảo vệ điều mình tin nhưng vẫn đủ vững vàng để xem xét bằng chứng mới.

Quyết tâm – Determination

Quyết tâm là xu hướng theo đuổi mục tiêu đến cùng, chủ động hành động và không dễ dàng bỏ cuộc trước khó khăn. Trong cách tiếp cận Trait Approach, determination thường gắn với sự chủ động, kiên trì và sẵn sàng đối diện với thử thách. Đây là một trong năm tố chất lãnh đạo trung tâm được hệ thống hóa bởi Northouse.

Đối với Nhà quản lý, quyết tâm không chỉ là “chăm chỉ”. Quản lý thường phải đối mặt với những mục tiêu khó, nguồn lực hạn chế, sự phản đối hoặc những vấn đề không thể giải quyết ngay lập tức. Một người dễ mất động lực khi gặp trở ngại sẽ khó duy trì được hướng đi cho đội ngũ.

Quyết tâm cũng thể hiện ở việc dám bắt đầu và dám theo đuổi những việc khó. Người quản lý không thể lúc nào cũng chờ điều kiện hoàn hảo mới hành động. Họ phải có khả năng bắt đầu, điều chỉnh trong quá trình thực hiện và tiếp tục theo đuổi mục tiêu khi gặp trở ngại.

Quyết tâm thể hiện qua:

  • Chủ động theo đuổi mục tiêu.
  • Kiên trì khi gặp khó khăn.
  • Không dễ bỏ cuộc.
  • Sẵn sàng đảm nhận những nhiệm vụ khó.
  • Duy trì nỗ lực trong thời gian dài.
  • Dám hành động thay vì chỉ chờ đợi.

Tuy nhiên, quyết tâm không có nghĩa là cố chấp. Người quyết tâm vẫn cần biết điều chỉnh phương pháp, thậm chí thay đổi mục tiêu khi hoàn cảnh và thông tin thay đổi. Điều cần giữ là sự cam kết với mục tiêu có ý nghĩa, chứ không phải cố chấp với một cách làm đã không còn phù hợp.

Chính trực – Integrity

Chính trực là sự trung thực, nhất quán và đáng tin cậy trong cách một người hành động. Đây là một trong những tố chất được xác định khá nhất quán trong nghiên cứu về lãnh đạo và được đưa vào nhóm năm tố chất trung tâm trong Trait Approach.

Đối với Nhà quản lý, chính trực đặc biệt quan trọng bởi quản lý luôn đi cùng với quyền hạn. Người quản lý có thể giao việc, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật và quyết định cách phân bổ nhiều nguồn lực khác nhau. Khi một người có quyền hạn nhưng thiếu chính trực, quyền lực có thể dễ dàng bị sử dụng vì lợi ích cá nhân.

Ngược lại, một người quản lý chính trực tạo ra cảm giác có thể tin tưởng được. Nhân viên không nhất thiết phải đồng ý với mọi quyết định của họ, nhưng có thể tin rằng người quản lý sẽ hành động nhất quán với những nguyên tắc đã đặt ra.

Chính trực thể hiện qua:

  • Trung thực trong lời nói và hành động.
  • Giữ lời hứa và cam kết.
  • Nhất quán giữa điều nói và điều làm.
  • Dám nhận trách nhiệm khi mắc sai lầm.
  • Không sử dụng quyền hạn vì lợi ích cá nhân.
  • Giữ nguyên tắc ngay cả khi chịu áp lực.

Chính trực vì vậy không phải thứ chỉ thể hiện trong những quyết định lớn. Nó được hình thành và nhận biết từ những hành vi rất nhỏ: người quản lý có giữ lời không, có nhận công lao của người khác cho mình không, có áp dụng cùng một nguyên tắc cho những người khác nhau không và có sẵn sàng nhận sai khi quyết định của mình không đúng hay không.

Khả năng hòa nhập xã hội – Sociability

Đây là tố chất dễ bị hiểu nhầm nhất trong năm nhóm. Sociability không có nghĩa là hướng ngoại, nói nhiều hay thích giao tiếp. Trong Trait Approach, sociability liên quan đến xu hướng xây dựng quan hệ xã hội, thể hiện sự thân thiện, hợp tác, khéo léo và tạo ra những mối quan hệ tích cực với người khác. Northouse đưa sociability vào nhóm năm tố chất lãnh đạo trung tâm.

Đối với Nhà quản lý, đây là nền tảng quan trọng vì quản lý về bản chất là làm việc thông qua con người. Một người có thể rất thông minh, quyết tâm và tự tin nhưng nếu luôn khó hợp tác, khó xây dựng quan hệ hoặc không thể tạo ra sự kết nối với người khác, khả năng dẫn dắt đội ngũ sẽ bị hạn chế.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa người hướng ngoại sẽ quản lý tốt hơn người hướng nội. Một người hướng nội hoàn toàn có thể có sociability cao nếu họ biết lắng nghe, tôn trọng người khác, xây dựng quan hệ và tạo ra sự hợp tác. Ngược lại, một người rất hướng ngoại nhưng thiếu khả năng hợp tác hoặc chỉ thích nói về bản thân chưa chắc có tố chất này ở mức cao.

Khả năng hòa nhập xã hội thể hiện qua:

  • Dễ tạo dựng quan hệ tích cực với người khác.
  • Sẵn sàng hợp tác.
  • Biết lắng nghe và tôn trọng người khác.
  • Có khả năng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc cùng.
  • Khéo léo trong tương tác xã hội.
  • Có xu hướng duy trì các mối quan hệ tích cực.

Đây là tố chất tạo nền tảng cho khả năng kết nối và dẫn dắt đội ngũ, nhưng bản thân nó vẫn chưa phải năng lực lãnh đạo. Một người có khả năng xây dựng quan hệ tốt vẫn cần học cách giao việc, tạo động lực, phản hồi và giải quyết xung đột để quản lý hiệu quả.

Lưu ý: Tố chất không quyết định một người có trở thành Nhà quản lý giỏi

Một điểm rất quan trọng cần nhấn mạnh là Trait Theory không nói rằng chỉ cần có những tố chất này thì một người chắc chắn sẽ trở thành nhà quản lý hay nhà lãnh đạo giỏi.

Ngay từ nghiên cứu của Stogdill, đã có một kết luận quan trọng: những đặc điểm cần thiết cho lãnh đạo phụ thuộc đáng kể vào yêu cầu của tình huống. Một người có thể rất phù hợp với một môi trường nhưng lại không phù hợp với một môi trường khác.

Kirkpatrick và Locke cũng khẳng định rằng việc sở hữu các tố chất nhất định không tự động đảm bảo thành công trong lãnh đạo. Các tố chất tạo nền tảng để một người phát triển những năng lực cần thiết, nhưng để biến tiềm năng đó thành kết quả còn cần kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng thích ứng với hoàn cảnh.

Các nghiên cứu sau này tiếp tục cho thấy bức tranh phức tạp hơn. Chẳng hạn, meta-analysis của Judge, Bono, Ilies và Gerhardt (2002) tổng hợp 222 tương quan từ 73 mẫu nghiên cứu về Big Five và lãnh đạo, cho thấy nhiều đặc điểm tính cách có liên hệ với lãnh đạo, nhưng mức độ liên hệ khác nhau giữa các đặc điểm.

Điều đó có nghĩa là không nên dùng tố chất như một cách để kết luận đơn giản rằng “người này có tố chất quản lý” hay “người kia không có tố chất quản lý”. Tố chất nên được xem như nền tảng và tiềm năng, còn năng lực quản lý cần được phát triển thông qua học tập và trải nghiệm.

Kết luận

Tố chất là nền tảng bên trong của Nhà quản lý, nhưng không tự động tạo nên một Nhà quản lý giỏi. Năm tố chất nổi bật gồm Trí tuệ, Tự tin, Quyết tâm, Chính trực và Khả năng hòa nhập xã hội, mỗi tố chất tạo nên một nền tảng khác nhau cho khả năng quản lý và dẫn dắt đội ngũ.

Tuy nhiên, tố chất chỉ là điểm khởi đầu. Một người có trí tuệ vẫn phải học cách phân tích và ra quyết định; người tự tin cần phát triển khả năng hành động đúng đắn; người quyết tâm cần biết cách tổ chức và thực thi; người chính trực cần biết xây dựng nguyên tắc quản lý; người có khả năng hòa nhập xã hội cần phát triển cách giao tiếp, phối hợp và dẫn dắt con người. Tố chất cần được chuyển hóa thành năng lực thông qua học tập và trải nghiệm.

Có thể hiểu đơn giản theo một mạch: Tố chất → Năng lực → Hành vi → Kết quả. Tố chất tạo nền tảng, năng lực giúp người quản lý biết cách hành động, còn hành vi quản lý mới trực tiếp tạo ra kết quả cho đội ngũ và tổ chức.

Vì vậy, khi đánh giá một người có tiềm năng trở thành Nhà quản lý, không nên chỉ nhìn vào những gì họ đã làm được, mà cần nhìn cả vào những đặc điểm bên trong và khả năng phát triển chúng thành năng lực quản lý thực tế.

 

Ghi chú: Khung 5 tố chất trong bài được xây dựng dựa trên Trait Approach – Cách tiếp cận tố chất trong nghiên cứu lãnh đạo. Các nghiên cứu nền tảng của Stogdill (1948) và Kirkpatrick & Locke (1991) đã chỉ ra nhiều đặc điểm gắn với lãnh đạo. Sau đó, Northouse (giáo sư danh dự ngành Truyền thông tại Đại học Western Michigan) hệ thống hóa thành 5 nhóm thường được sử dụng: Intelligence, Self-confidence, Determination, Integrity và Sociability – tương ứng với Trí tuệ, Tự tin, Quyết tâm, Chính trực và Khả năng hòa nhập xã hội.