Một nhà quản lý không được đánh giá chỉ bởi việc họ có bao nhiêu kiến thức hay có thể tự mình giải quyết bao nhiêu công việc. Giá trị của họ nằm ở khả năng khiến công việc của cả đội ngũ vận hành đúng hướng và tạo ra kết quả. Bởi khi đã trở thành quản lý, một người không còn chỉ chịu trách nhiệm cho phần việc mình trực tiếp làm, mà phải chịu trách nhiệm cho kết quả của những người khác.

Đó chính là bản chất của Managing – Năng lực quản lý vận hành: biến mục tiêu thành hành động, biến hành động thành kết quả và liên tục điều chỉnh để hoạt động ngày càng trơn tru, hiệu quả hơn.

Managing là gì?

Từ manage xuất hiện trong tiếng Anh từ khoảng thế kỷ XVI, ban đầu mang nghĩa điều khiển, dẫn dắt hoặc huấn luyện một con ngựa. Từ này có nguồn gốc qua tiếng Pháp cổ manège, tiếng Ý maneggiare – “xử lý bằng tay, điều khiển”, và xa hơn là tiếng Latin manus – “bàn tay”. Sau đó, nghĩa của manage được mở rộng từ việc điều khiển một đối tượng cụ thể sang điều hành, kiểm soát và xử lý công việc bằng năng lực quản lý.

Sự chuyển nghĩa này thực ra phản ánh khá đúng bản chất của công việc quản lý: không trực tiếp làm thay mọi thứ, mà điều khiển các nguồn lực, con người và hoạt động để đạt được một kết quả mong muốn.

Đến đầu thế kỷ XX, khái niệm management được hệ thống hóa mạnh mẽ thành một lĩnh vực nghiên cứu. Henri Fayol là một trong những học giả có ảnh hưởng quan trọng nhất. Trong công trình Administration Industrielle et Générale năm 1916, Fayol hệ thống hóa công việc quản lý thành các chức năng như hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát.

Những chức năng này cho thấy quản lý vốn không phải là một hành động đơn lẻ, mà là một quá trình liên tục: xác định điều cần đạt, tổ chức nguồn lực, điều hành con người, phối hợp hoạt động, kiểm tra kết quả và điều chỉnh khi cần thiết. Đây cũng là nền tảng quan trọng để hiểu Managing như một năng lực của nhà quản lý ngày nay.

Tuy nhiên, trong Khung năng lực của nhà quản lý, Managing không nên được hiểu đơn giản là “quản lý công việc” hay “giám sát nhân viên”. Theo định nghĩa trong tài liệu, bản chất của quản lý vận hành là đảm bảo hoạt động được vận hành trơn tru, tạo ra kết quả, duy trì hiệu quả và tiếp tục được tối ưu. Người quản lý phải chịu trách nhiệm làm cho hoạt động kinh doanh hoặc hoạt động của bộ phận không chỉ “chạy được”, mà còn phải đạt kết quả, duy trì và phát triển.

Có thể hiểu ngắn gọn: Managing – Năng lực quản lý vận hành là năng lực tổ chức và điều hành quá trình thực thi, giúp công việc diễn ra trơn tru, đạt kết quả mong muốn, duy trì hiệu quả và liên tục được cải tiến.

Để thực hiện được điều đó, nhà quản lý cần vận hành một chu trình gồm 7 bước: xây dựng lộ trình phát triển → đặt mục tiêu → lập kế hoạch thực thi → giao việc → kiểm tra → đánh giá → điều chỉnh. Điểm quan trọng là 7 bước này không phải 7 công việc rời rạc. Chúng tạo thành một vòng quản lý khép kín. Sau khi giao việc, người quản lý cần thu thập thông tin; từ thông tin đó đánh giá kết quả so với mục tiêu; tìm ra nguyên nhân và đưa ra điều chỉnh. Mục đích cuối cùng là để hoạt động tiếp tục chạy trơn tru, đạt hiệu quả và được cải tiến liên tục.

Ví dụ:

Một Trưởng phòng Marketing đặt mục tiêu tăng 30% số lượng khách hàng tiềm năng trong quý. Nếu chỉ là một chuyên gia Marketing, người này có thể trực tiếp lên nội dung, chạy quảng cáo, tối ưu landing page và theo dõi số liệu.

Nhưng khi trở thành nhà quản lý, cách tiếp cận phải khác. Họ cần xác định lộ trình cần thực hiện, đặt mục tiêu cho từng giai đoạn, lập kế hoạch, phân công nhân sự, xác định đầu ra, theo dõi tiến độ, kiểm tra dữ liệu và đánh giá kết quả. Nếu số lượng khách hàng tiềm năng không đạt mục tiêu, họ phải tìm nguyên nhân: vấn đề nằm ở quảng cáo, nội dung, chất lượng data, quy trình xử lý hay năng lực của đội ngũ? Sau đó mới đưa ra điều chỉnh.

Tại sao nhà quản lý cần có năng lực này?

Quản lý vận hành là năng lực trực tiếp quyết định khả năng biến mục tiêu và kế hoạch thành kết quả trong thực tế. Với nhà quản lý, năng lực này không chỉ giúp công việc được triển khai mà còn đảm bảo hoạt động ổn định và liên tục được cải tiến. 

Năng lực này giúp giải quyết bài toán gì?

Bài toán căn bản nhất mà Quản lý vận hành phải giải quyết là làm thế nào để công việc không bị gián đoạn và thực sự tạo ra kết quả. Một tổ chức có thể có chiến lược tốt, mục tiêu rõ ràng và đội ngũ có năng lực nhưng vẫn không đạt kết quả nếu quá trình thực thi bị đứt gãy. Một nhân viên có thể không hoàn thành công việc vì không rõ mình phải làm gì; một dự án có thể chậm vì các bộ phận không phối hợp; một kế hoạch có thể không được thực hiện vì thiếu nguồn lực; hoặc một vấn đề có thể liên tục quay trở lại vì chưa được tìm đúng nguyên nhân.

Đó là lý do nhà quản lý phải bám sát quá trình thực thi. Năng lực Quản lý vận hành giúp nhà quản lý biến mục tiêu thành một chuỗi hoạt động có tổ chức: xác định lộ trình, đặt mục tiêu, lập kế hoạch, giao việc, theo dõi và kiểm tra, đánh giá kết quả rồi điều chỉnh. Trong tài liệu, toàn bộ quá trình này được trình bày thành một chuỗi liên tục, trong đó kiểm tra cung cấp thông tin về kết quả, đánh giá giúp so sánh kết quả với mục tiêu và tìm nguyên nhân, còn điều chỉnh tác động trở lại để cải thiện hoạt động.

Có năng lực này sẽ tạo ra giá trị gì?

Lợi ích đầu tiên là hoạt động được duy trì liên tục. Nhà quản lý có khả năng nhận diện những điểm có thể làm gián đoạn công việc và tổ chức các hoạt động để hạn chế những điểm đứt gãy.

Lợi ích thứ hai là tăng khả năng đạt kết quả. Mục tiêu không còn dừng ở một con số được đặt ra, mà được chuyển thành kế hoạch, nhiệm vụ và kết quả cần theo dõi trong quá trình thực hiện.

Lợi ích thứ ba là giúp nhà quản lý sử dụng đội ngũ hiệu quả hơn. Khi biết phân công và giao việc, nhà quản lý không cần trực tiếp làm thay mọi công việc. Trách nhiệm được chuyển đến đúng người thực thi, trong khi nhà quản lý tập trung vào việc điều phối và đảm bảo toàn bộ quá trình đạt mục tiêu.

Lợi ích thứ tư là duy trì kết quả thay vì chỉ tạo ra kết quả nhất thời. Một tổ chức không thể phụ thuộc mãi vào sự cố gắng bất thường của một cá nhân hoặc sự can thiệp trực tiếp của người quản lý. Quản lý tốt phải tạo ra khả năng vận hành ổn định.

Và quan trọng nhất, Managing tạo ra khả năng cải tiến liên tục. Nhà quản lý không chỉ biết kết quả tốt hay xấu mà phải tìm được nguyên nhân của kết quả. Khi biết nguyên nhân, họ mới có cơ sở để điều chỉnh chính xác. Tài liệu cũng nhấn mạnh rằng cải tiến phải dựa trên việc tìm ra nguyên nhân của kết quả, nếu không biết nguyên nhân thì không thể cải tiến một cách đúng đắn.

Kết nối với các năng lực quản lý khác

Nếu Hoạch định chiến lược trả lời câu hỏi “Tổ chức cần đi đâu và đi theo con đường nào?”, thì Xây dựng bộ máy tổ chức trả lời “Cần có những ai, cấu trúc và nguồn lực như thế nào để đi trên con đường đó?”. Quản lý vận hành tiếp tục trả lời câu hỏi: “Làm thế nào để bộ máy thực sự thực thi hiệu quả và đạt được mục tiêu?”

Ba năng lực vì vậy tạo thành một chuỗi liên kết: Hoạch định chiến lược → Xây dựng bộ máy → Quản lý vận hành → Kết quả. 

Nếu chỉ có chiến lược mà không có quản lý, chiến lược có thể dừng lại ở ý tưởng. Nếu có bộ máy nhưng thiếu quản lý, các vị trí và trách nhiệm có thể tồn tại nhưng hoạt động vẫn bị đứt gãy. Ngược lại, nếu chỉ tập trung vào vận hành mà thiếu chiến lược, nhà quản lý có thể khiến tổ chức hoạt động rất hiệu quả nhưng không chắc đang đi đúng hướng. Vì vậy, Quản lý vận hành không thay thế cho Hoạch định chiến lược hay Xây dựng bộ máy. Nó là năng lực đưa định hướng và bộ máy vào thực tế.

Hậu quả nếu nhà quản lý không có năng lực này

Khi thiếu Quản lý vận hành, biểu hiện đầu tiên thường là công việc bị gián đoạn. Công việc có thể bị bỏ sót, chậm tiến độ hoặc liên tục phải chờ người khác. Các vấn đề phát sinh không được xử lý kịp thời khiến công việc mất tính liên tục. Khi tổ chức có càng nhiều người và nhiều công việc phối hợp, những điểm đứt gãy càng dễ xuất hiện.

Từ đó, nhà quản lý dễ rơi vào tình trạng liên tục xử lý sự vụ. Thay vì chủ động quản lý quá trình, họ phải dành thời gian giải quyết từng vấn đề phát sinh: khách hàng khiếu nại, công việc chậm, nhân sự thiếu, các bộ phận không phối hợp… Những sự vụ này chính là biểu hiện của một hoạt động chưa được vận hành trơn chu. Ngay cả khi hoạt động đã chạy, nếu nhà quản lý không có năng lực Quản lý vận hành, kết quả vẫn có thể không đạt yêu cầu. Công việc được hoàn thành không đồng nghĩa với việc mục tiêu được hoàn thành.

Nếu kết quả không được kiểm tra và đánh giá, nhà quản lý cũng khó biết vấn đề thực sự nằm ở đâu. Khi không tìm được nguyên nhân, những điều chỉnh đưa ra dễ mang tính phỏng đoán và cùng một vấn đề có thể tiếp tục lặp lại.

Về lâu dài, tổ chức có thể đạt được kết quả nhưng không duy trì được kết quả, hoặc duy trì được nhưng không cải tiến được. Hoạt động phụ thuộc nhiều vào cá nhân, người quản lý phải liên tục can thiệp và hệ thống không tự nâng cao hiệu quả.

Đây chính là điểm nguy hiểm nhất: nhà quản lý có thể tưởng rằng mình đang “quản lý rất sát”, nhưng thực tế lại đang phải dùng chính thời gian và năng lực của mình để bù đắp cho những khoảng trống của hệ thống vận hành.

Kết luận

Managing – Năng lực quản lý vận hành là năng lực giúp nhà quản lý biến mục tiêu và kế hoạch thành kết quả thông qua việc tổ chức, điều phối, kiểm soát và cải tiến quá trình thực thi. Một nhà quản lý có năng lực Quản lý vận hành không chỉ đảm bảo công việc được hoàn thành, mà còn phải đảm bảo hoạt động diễn ra trơn chu, tạo ra kết quả, duy trì được kết quả và liên tục được cải tiến.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người vẫn nhìn công việc quản lý vận hành khá đơn giản: làm quản lý lâu rồi sẽ có kinh nghiệm, gặp nhiều tình huống rồi sẽ biết cách xử lý. Kinh nghiệm thực tế chắc chắn quan trọng, nhưng chỉ dựa vào kinh nghiệm khiến năng lực quản lý dễ phát triển một cách rời rạc, phụ thuộc vào những tình huống từng gặp và khó biết mình đang thiếu năng lực nào. Quản lý cũng là một nghề, và Quản lý vận hành cũng là một năng lực cần được học, rèn luyện và phát triển một cách có hệ thống.