Tài liệu Quy trình vận hành

Chuẩn hóa luồng công việc để giảm phụ thuộc và sai sót.

Tổng quan

Giới thiệu tài liệu

Tài liệu Quy trình vận hành thuộc Module Quy trình vận hành trong Giai đoạn 3: Thiết kế bộ máy tổ chức của Bess Leader Online, chương trình đào tạo thiết kế hệ thống quản trị dành cho người làm chủ. Tài liệu hướng dẫn xây dựng quy trình dưới góc nhìn quản trị, với trọng tâm là kết nối công việc và kiểm soát chất lượng đầu ra. Nội dung không phải bộ quy trình có sẵn theo phòng ban, mà giúp bạn hiểu một quy trình cần có gì để có thể áp dụng vào công việc thực tế.

Năm bước được phân tích gồm tiếp nhận đầu vào, phân tích và chuẩn bị nguồn lực, thực hiện công việc, phê duyệt, lưu trữ và chuyển giao đầu ra. Ở từng bước, tài liệu làm rõ những điểm dễ gây gián đoạn như hai bên chưa thống nhất yêu cầu, thiếu điều kiện thực hiện hoặc không có tiêu chuẩn để phê duyệt. Bạn có thể dùng các căn cứ này để rà soát quy trình hiện tại và xác định trách nhiệm tại các điểm chuyển giao giữa người với người, bộ phận với bộ phận. Phần xây dựng và cải tiến quy trình còn giúp làm rõ những vai trò cần tham gia, để quy trình phản ánh được thực tế công việc và có thể tiếp tục hoàn thiện khi áp dụng.

Nội dung tài liệu

Mục lục tài liệu

  1. Quy trình là gì?
    • Bản chất khoa học của quy trình
    • Vai trò kết nối của quy trình
    Trang 5
  2. Tại sao cần phải có quy trình?
    • Tăng hiệu suất và tiết kiệm nguồn lực
    • Kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp
    • Giải quyết bài toán nguyên nhân và kết quả
    • Động lực phát triển liên tục
    Trang 7
  3. Thực trạng xây dựng quy trình tại doanh nghiệp ở Việt Nam
    • Lịch sử hình thành của quy trình
    • Độ phức tạp và thiếu hụt chuyên gia
    • Yêu cầu từ thị trường chưa cao
    • Chưa có góc nhìn quản trị
    Trang 10
  4. Một quy trình chuẩn bao gồm những bước nào?
    • Hai góc nhìn về chuẩn của quy trình
    • Năm bước của quy trình theo góc nhìn quản trị
    Trang 13
  5. Bước 1: Tiếp nhận đầu vào
    • Tiếp nhận thông tin đầu vào
    • Thống nhất thông tin giữa hai bên
    • Ý thức về cải tiến liên tục
    Trang 17
  6. Bước 2: Phân tích và chuẩn bị nguồn lực
    • Phân tích yêu cầu để hiểu rõ công việc cần làm
    • Chuẩn bị nguồn lực cho quá trình thực hiện
    • Tích lũy kinh nghiệm qua thời gian
    Trang 20
  7. Bước 3: Thực hiện công việc
    • Bước nhỏ thứ nhất: Bắt đầu
    • Bước nhỏ thứ hai: Duy trì
    • Bước nhỏ thứ ba: Kết thúc
    • Ví dụ về bước overview
    • Tiêu chuẩn và cải tiến liên tục
    Trang 24
  8. Bước 4: Phê duyệt
    • Vai trò của bước phê duyệt
    • Mâu thuẫn thường gặp nhất
    • Thiết lập tiêu chí đánh giá công việc
    • Khắc chế cảm xúc bằng khoa học
    Trang 30
  9. Bước 5: Lưu trữ và chuyển giao đầu ra
    • Hai phía của việc chuyển giao
    • Sai lầm khi thiếu khung tiêu chuẩn kỹ thuật
    Trang 34
  10. Xây dựng quy trình cần sự tham gia của ai?
    • Bốn vai trò trong ban xây dựng quy trình
    • Ba nguyên lý cải tiến quy trình
    Trang 37

Lý thuyết gốc

S.O.M Theory™

Lý thuyết quản trị hiện đại đầu tiên tại Việt Nam

Viết tắt của Strategy, Organization và Managing, S.O.M hệ thống hóa tư duy kinh doanh và quản trị theo ba phần: Hoạch định chiến lược, Thiết kế bộ máy tổ chức và Quản lý vận hành. Lý thuyết được phát triển như một nền tảng chung, giúp các nguyên lý, phương pháp và công cụ khác nhau được kết nối trong cùng một hệ thống tư duy, thay vì tồn tại rời rạc. Qua quá trình tư vấn và ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp thuộc 13 nhóm ngành ở Việt Nam, S.O.M đã được kiểm chứng và hoàn thiện trong nhiều bối cảnh khác nhau. Trên cơ sở này, lý thuyết này đã được sử dụng xuyên suốt trong các khóa học, tài liệu và công cụ tại nền tảng của Bess, giúp người học nhìn vấn đề một cách có hệ thống và tự tìm ra lời giải phù hợp với hoàn cảnh của mình.

Đội ngũ phát triển

Bess Business School

Nền tảng đào tạo kinh doanh và quản trị doanh nghiệp

Bess Business School nghiên cứu, biên soạn và sản xuất các khóa học, tài liệu và công cụ về kinh doanh và quản trị, với mục tiêu biến những kiến thức phức tạp thành nội dung rõ ràng, thực tiễn và có thể sử dụng trong công việc. Không chỉ để học một lần, Bess Business School được xây dựng như một nền tảng để người học có thể liên tục tham chiếu, tư duy và giải quyết những vấn đề mới luôn phát sinh trong quá trình kinh doanh và quản trị.